Privacy Notice for Job Applicants

1. Chi siamo e come trattiamo i tuoi dati personal

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (General Data Protection Regulation, in seguito “GDPR”), Doucal’s S.r.l., con sede legale in Via Lombardia 19, Montegranaro (FM) (di seguito “Doucal’s” o il “Titolare”), si impegna a trattare i dati personali dei candidati nel rispetto della normativa sopra richiamata e ad adottare misure adeguate per proteggerli da ogni possibile rischio.

Le procedure interne e le politiche di gestione dei dati personali vengono aggiornate regolarmente, soprattutto in caso di modifiche normative o organizzative che possano incidere sulle modalità di trattamento.

Per qualsiasi richiesta o chiarimento in materia di protezione dei dati personali puoi scrivere a: info@doucals.com. 

2. Quali dati raccogliamo e per quali finalità

Durante il processo di selezione, Doucal’s può raccogliere e trattare le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi (nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita);

• recapiti (email, telefono, indirizzo di domicilio e/o residenza);

• informazioni contenute nel curriculum vitae (es. dati relativi al percorso formativo e professionale);

• dati informatici (es. log e indirizzi IP utilizzati per accedere alla piattaforma di candidatura);

• eventuali dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, ivi inclusi dati relativi allo stato di salute, esclusivamente se strettamente necessari per la verifica dell’eventuale l’appartenenza a categorie protette o per l’adempimento di obblighi previsti dalla normativa applicabile e in ogni caso  nei limiti in cui tali dati siano stati spontaneamente comunicati dal candidato e risultino pertinenti rispetto alla finalità di selezione.

2.1 Gestione del processo di selezione

Finalità e modalità del trattamento

La raccolta e il trattamento dei dati personali del candidano hanno come finalità:

1. la ricerca e l’individuazione di candidati idonei e/o la gestione di richieste spontanee di assunzione o di valutazione del profilo professionale;

2. la raccolta e la valutazione dei curricula, anche tramite agenzie di selezione, università o piattaforme professionali;

3. l’organizzazione e lo svolgimento dei colloqui;

4. l’inserimento del candidato idoneo nel contesto aziendale;

5. l’eventuale instaurazione del rapporto di lavoro o collaborazione.

Base giuridica del trattamento e possibili conseguenze della mancata comunicazione dei dati:

Ai sensi degli artt. 6 e 9 del GDPR, il consenso al trattamento di tali Dati per le finalità di cui al precedente paragrafo non è necessario in quanto il trattamento medesimo riguarda dati contenuti nei curricula o nelle domande spontaneamente trasmesse dagli interessati ai fini dell’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro/collaborazione o dell’ottenimento di informazioni da parte del Titolare.

Invece, per quanto concerne i dati successivamente ed eventualmente richiesti dal Titolare, il mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di procedere all’avvio di un eventuale processo di selezione, ovvero di verifica delle condizioni per l’instaurazione di un rapporto di lavoro/collaborazione.

2.2 Comunicazione dei dati a terzi

Nello svolgimento delle attività di cui alle finalità sopra indicate i dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi. 

In particolare, i dati personali potranno essere accessibili a fornitori di servizi che lavorano per Doucal’s e sono coinvolti nel perseguimento di tutte o di alcune delle finalità di cui alla presente informativa (es. società che gestiscono la piattaforma di reclutamento online; fornitori di servizi IT).

Non è richiesto il consenso dell’interessato quando la comunicazione avviene per adempiere obblighi derivanti dalla procedura selettiva o quando ricorre un’altra base giuridica prevista dalla normativa, incluso il legittimo interesse del Titolare.

La trasmissione può avvenire anche tramite soggetti terzi designati come responsabili del trattamento.

Qualora siano trattati dati idonei a rivelare lo stato di salute, Doucal’s applicherà misure di protezione adeguate, come pseudonimizzazione, aggregazione o cifratura.

Doucal’s non trasferisce i dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo e non diffonde i dati a soggetti indeterminati.

3. Modalità, luogo e durata della conservazione dei dati

Modalità di trattamento

I dati sono trattati tramite strumenti informatici e/o supporti cartacei da personale autorizzato ai sensi dell’articolo 29 del GDPR, nei limiti necessari allo svolgimento delle attività connesse alla selezione.

I dati possono essere raccolti anche tramite soggetti terzi quali centri per l’impiego, fornitori di servizi informatici, agenzie per il lavoro, società di selezione, enti di formazione e università. In tal caso sarà cura di Doucal’s procedere tempestivamente a informare il candidato ai sensi dell’articolo 14 del GDPR.

Doucal’s verifica periodicamente l’adeguatezza delle misure di sicurezza e l’effettiva pertinenza dei dati trattati, garantendo che non vengano conservate informazioni eccedenti o non necessarie.

Luogo di conservazione

I dati sono conservati in archivi cartacei e sistemi informatici situati all’interno dello Spazio Economico Europeo, con misure di sicurezza adeguate.

Durata della conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo necessario alla gestione della procedura di selezione e in ogni caso non oltre il termine previsto dalla normativa vigente e/o dalle Raccomandazioni del Garante per la Protezione dei Dati Personali. Una volta esaurite le finalità del trattamento, Doucal’s provvederà alla cancellazione o anonimizzazione dei dati.

Relativamente ai dati personali contenuti in curricula vitae spontaneamente trasmessi, gli stessi saranno conservati fino a un massimo di 12 mesi e successivamente verranno cancellati, salvo diversa segnalazione del candidato.

4. Diritti dell’interessato

Ai sensi e per gli effetti di cui al GDPR, al candidato sono riconosciuti i seguenti diritti in qualità di interessato che potrà esercitare nei confronti del Titolare:

- diritto di accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che riguardano il candidato e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a finalità del trattamento, categorie di dati personali trattati e periodo di conservazione, destinatari cui questi possono essere comunicati (articolo 15 GDPR);

- diritto di rettifica: ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che riguardano il candidato e l’integrazione dei dati personali incompleti (articolo 16 GDPR);

- diritto alla cancellazione: ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che riguardano il candidato, laddove ricorra una delle fattispecie di cui all’art. 17 (articolo 17 GDPR);

- diritto di limitazione: ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR (articolo 18 GDPR);

- diritto alla portabilità: ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che riguardano il candidato forniti al Titolare, nonché ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR (articolo 20 GDPR);

- diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei dati personali che riguardano il candidato, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento (articolo 21 GDPR);

- diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo: proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 - Roma (RM).

Si precisa che la revoca del consenso per il trattamento dei dati per i quali lo stesso è richiesto non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. 

I suindicati diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inviata con lettera raccomandata a.r. o e-mail all’indirizzo suindicato utilizzando l’apposito modulo disponibile sul sito dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924